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Votre offre d'emploi

Grants Coordinator - Mali

Date de publication : 14/09/2017 - Expiration :11/11/2017
Informations générales
Entreprise I.R.C Lieu Bamako (Mali)
Type de contrat CDD  
Fonction : Gestion projet / Etudes  
Secteur d'activité Santé-Social  
Présentation entreprise
Fondée en 1933 à la demande d'Albert Einstein, l’International Rescue Committee (IRC) est l'un des plus importants organismes humanitaires au monde. L’IRC vient en aide, prévoit des mesures de réadaptation et apporte un appui en matière de reconstruction au lendemain d'un conflit aux...
Description du poste

Background/IRC Summary:

The International Rescue Committee (IRC) responds to the world’s worst humanitarian crises and helps people to survive and rebuild their lives. Founded in 1933 at the request of Albert Einstein, the IRC offers lifesaving care and life-changing assistance to refugees forced to flee from war or disaster. At work today in over 40 countries and 22 U.S. cities, we restore safety, dignity and hope to millions who are uprooted and struggling to endure. The IRC leads the way from harm to home.

The IRC has been working in Mali since the onset of the 2012 nutrition and conflict crises to quickly scale up essential nutrition, WASH, education, child protection and women’s protection and empowerment services. The IRC implements integrated programs in northern, central and southern Mali, which are adapting the evolving context. In 2012, 500,000 people had been displaced by the complex humanitarian crisis; thousands have returned to their areas of origin although the political, social and food security situations remain fragile.

IRC Mali is currently looking for a Grants Manager to be based in Bamako. The ideal candidate has excellent coordination and networking skills, the capacity to innovate and solve problems efficiently and the ability to work effectively across program teams and other departments.

Job Overview/Summary:

The Grants manager oversees the production of timely, high quality project proposals, amendment requests and reports for submission to donors; provides program and support teams with advice on compliance with donor and IRC regulations; is responsible for management of contract documents in soft and hard copy and supports the mission to increase the visibility of IRC in Mali.

Major Responsibilities:

* Coordinate the overall IRC Mali Grant Management Process through effective channels of internal and external communications
* Support opportunity identification and perform monitoring and analysis of donor strategies
* Ensure timely submission of high quality proposals working closely with management, programs, finance and operations departments
* Lead grants opening and closing meetings
* Maintain a broad and deep understanding of donor policies, regulations and procedures and build this knowledge among programs and operations team members
* Work with program and M&E staff to ensure quality reports are responsive to internal and donor needs
* Provide liaison or representation to donors as the need arises and/or in the absence of regular donor focal points
* Liaise with HQs (London and NY) for proposals and grants related issues
* Provide trainings to Country Office and Field staff on grants related topics
* Ensure information management and filing system (hard and soft copies) are properly maintained
* Support the Country Director/ Deputy Country Director of Programs (DDP) in in-country representation and acts as an information/communication focal point so as to highlight IRC Mali’s successes inside and outside Mali.

The Grants Manager’s work will be divided into four primary areas of work: Proposals, Reporting and Compliance/Donor communications and Visibility/Communication and Information management.


* Coordinate the development of proposals for new projects by working with program staff and ensuring proper review at the HQ level.
* Review budgets, write budget narratives, edit proposals, and ensure proper OTIS procedures are followed.
* Monitor and support the use of management tools such as FM01, Budget vs. Actual (BVA), purchasing, for the proper monitoring and the successful implementation of programs and early warning in case of obstacles or challenges;
* Liaise with NY and UK grant units in order to ensure proposals meet internal standards, apply IRC Program Framework principles and are donor compliant
* Participate in all internal program strategy meetings with senior management team
* Participate in meetings with in-country donor representatives to discuss ongoing and future programs


* Review all narrative reports before submission to the donor.
* Ensure that reports to donors are submitted on time; that reports are coherent and accurate (quarterly, interim or final reports);
* Leads Grant Opening and Closing meetings, as well as monthly/regular grants management meetings which include representation from each unit (finance, programs, logistics) and ensure proper follow up of issues raised;
* Provide final proofreading for all English-language narrative reports

Donor Compliance:

* Act as focal point with donors in-country on grants management issues for ongoing, past, and potential future projects.
* Review donor agreements and coordinate their review with the relevant IRC HQ office.
* Ensure that grants are implemented in compliance with IRC and relevant donor regulations
* Maintain and update all hard- and soft-copy grant files related to proposals.
* Ensure that partnership and sub-grant related administrative processes and procedures are consistently implemented throughout the program, including pre-award compliance checks, agreements, and disbursements and reporting.

Visibility/Communication and information management:

* To distribute and share with all IRC staff all documentation (grant proposals, reports, budget etc) related to their specific programs.
* To act as an information resource on Mali. In connection with the Deputy Country Director, be able to provide informative and varied articles from several sources regarding the current political, socio-economic situation in the country.
* Attend donor meetings or other relevant meetings (including Cluster/sector meetings) on request of the Deputy Country Director of Programs.
* Support the Country Director to aggressively seek funding opportunities on the national level, in conjunction with headquarters level (regional unit and technical units).
* Create communications documents (briefing papers, media stories) for use in-country and outside Mali that highlight IRC Mali’s accomplishments as a whole, in specific sectors, and in specific projects.
* On a quarterly basis, liaise with the IRC NY external relations team to create a calendar of IRC and external media stories highlighting IRC Mali’s successes.

Key Working Relationships:

Position Reports to: Deputy Director of Programs
Position directly supervises: Grants officer (recruitment process on-going)

Other Internal and/or external contacts: The Grants manager will work closely with the IRC Mali SMT-Senior Management Team (Deputy Country Director of Programs, Deputy Country Director of Operations, Country Director and Financial Controller) and Technical coordinators in order to ensure high quality grants management.

Job Requirements:

* Masters degree or equivalent in international affairs, development or related subject
* At least 2 years of experience working in grants management and proposal/business development/design
* International experience with preference in Africa
* Prior knowledge of donor regulations (UNICEF, OFDA, USAID, ECHO, DFID, SIDA, etc)
* Previous successful experience developing projects , writing proposals and reports for public donors
* Good communicator with strong organizational, time management and analytical skills
* Excellent inter-personal, cultural and diplomatic skills
* Strong writing and editing skills with close attention to detail
* Flexibility to adapt to changing requirements
* Strong capacity to mentor and build capacity of staff
* Ability to juggle competing priorities, meet demanding deadlines and work under pressure in unstable security environments
* Strong computer skills
* Fluency in English and French, spoken and written, is essential
* IRC experience is an asset


International Rescue Committee (IRC) est une organisation humanitaire internationale neutre. Elle a été fondée en 1933 à l’initiative du célèbre physicien Albert Einstein. Aujourd’hui, IRC est l’un des leaders mondiaux en matière de secours, de réhabilitation, de protection, de développement post-conflit, de réinstallation et de plaidoyer pour les personnes affectées par les crises. La mission d’IRC est d’aider les personnes dont les vies et les moyens de subsistance sont détruits par les conflits et les catastrophes à survivre, se relever, et prendre en main leur avenir.

Au Mali, IRC réalise ses activités en étroite collaboration avec les organisations de la société civile, les autorités locales et les populations bénéficiaires. Les actions de l’IRC sont coordonnées à partir d’un bureau central à Bamako et des bureaux de terrain situés à Nara, Douentza, Mopti, Tenenkou, Kidal et Menaka.

IRC Mali recherche un Grants Coordinator (coordinateur de subventions) qui sera base à Bamako. Le candidat idéal possède d’excellentes capacités en coordination et réseautage, en innovation et résolution efficiente de problèmes. Il est capable de travailler de manière effective avec les équipes programmes et les autres départements.

Aperçu de l’emploi / Résumé:

Le coordinateur des subventions supervise la production des propositions de projets, des modifications et des rapports en temps opportun et de haute qualité, à soumettre aux bailleurs de fonds; fournit aux équipes programme et support des conseils sur le respect des règles internes IRC et des règles bailleurs; est responsable de la gestion des documents contractuels en version papier et électronique et soutient la mission afin d’accroître la visibilité de l’IRC au Mali.

Principales responsabilités:

* Coordonner le processus global de gestion des subventions de l’IRC Mali par des canaux efficaces de communications internes et externes
* Soutenir l’identification des opportunités et effectuer le suivi et l’analyse des stratégies des bailleurs
* Assurer la soumission en temps voulu de propositions de haute qualité en étroite collaboration avec les responsables des programmes, des finances et des opérations
* Organiser les rencontres d’ouverture et de clôture des subventions
* Maintenir une compréhension large et approfondie des politiques, des règlements et des procédures des bailleurs de fonds et établir ces connaissances parmi les programmes et les membres de l’équipe opérationnelle
* Travailler avec le personnel du programme et du Suivi & Evaluation pour s’assurer que les rapports de qualité répondent aux besoins internes et aux bailleurs
* Représenter l’IRC auprès des bailleurs de fonds
* Coordonner avec le siège (Londres et NY) pour les propositions et les questions liées aux subventions
* Fournir des formations au personnel de l’IRC Mali sur les sujets liés aux subventions
* Assurer que le système de gestion et de dépôt de l’information (copies dures et électroniques) soit correctement entretenu
* Soutenir le directeur de pays / directeur des programmes (DDP) dans la représentation dans le pays et agir en tant que point focal de l’information et de la communication afin de mettre en évidence les succès de l’IRC Mali à l’intérieur et à l’extérieur du Mali.

Le travail du coordonnateur des subventions sera divisé en quatre principaux domaines de travail: les propositions, les rapports et la conformité / les communications des donateurs et la gestion de la visibilité / de la communication et de l’information.


* Coordonner l’élaboration de propositions pour de nouveaux projets en travaillant avec le personnel du programme et en assurant un examen approprié au niveau du siège.
* Examiner les budgets, rédiger les narratifs budgétaires, modifiez les propositions et s’assurer que les procédures OTIS (système de gestion des subventions) appropriées soient suivies.
* Faire le suivi et appuyer l’utilisation d’outils de gestion tels que FM01 (rapport mensuel), Budget vs. Actual (BVA), le suivi adéquat et la mise en œuvre réussie des programmes et l’alerte précoce en cas d’obstacles ou de défis;
* Assurer la liaison avec les unités de subvention de NY et de Londres afin de s’assurer que les propositions respectent les normes internes, appliquent les principes du cadre de programme IRC et sont conformes aux bailleurs
* Participer à toutes les réunions internes de stratégie de programme avec l’équipe de direction
* Participer à des réunions avec des représentants des bailleurs dans le pays pour discuter des programmes en cours et futurs


* Contrôle de qualité de tous les rapports narratifs avant de les soumettre au bailleur.
* Veiller à ce que les rapports aux bailleurs soient soumis à temps; que les rapports soient cohérents et précis (rapports trimestriels, intermédiaires ou finaux);
* Convoquer les réunions d’ouverture et de clôture des subventions, ainsi que les réunions de suivi des subventions mensuelles / régulières, qui incluent la représentation de chaque unité (finance, programmes, logistique) et assurent un suivi approprié des problèmes soulevés
* Fournir la révision finale pour tous les rapports narratifs en anglais

Conformité aux règles des bailleurs de fonds:

* Agir en tant que point focal avec les bailleurs dans le pays sur les questions de gestion des subventions pour les projets en cours, passés et potentiels.
* Examiner les accords /contrats des bailleurs et coordonner leur validation avec les autres départements de l’IRC
* Veiller à ce que les subventions soient mises en œuvre conformément aux procédures de l’IRC et aux règlements pertinents des donateurs
* Maintenir et mettre à jour tous les fichiers de subvention (copies papier et électroniques) liés aux propositions.
* Veiller à ce que les procédures et processus administratifs liés aux partenariats et aux sous-accords soient systématiquement mis en œuvre tout au long du programme, y compris les vérifications prealables de conformité, les accords de subvention, les décaissements et les rapports.

Visibilité / Communication et gestion de l’information:

* Partager avec tout le personnel de l’IRC toute la documentation (propositions de subvention, rapports, budget, etc.) liées à leurs programmes spécifiques.
* Agir en tant que point focal d’information sur le Mali. En relation avec le directeur adjoint du pays (DDP), être en mesure de fournir des articles informatifs et variés de plusieurs sources concernant la situation politique et socioéconomique actuelle dans le pays.
* Participer aux réunions des bailleurs ou à d’autres réunions pertinentes (y compris les réunions de clusters) sur demande du DDP.
* Soutenir le Directeur du pays à rechercher activement des possibilités de financement au niveau national, en lien avec le siège (unité régionale et unités techniques).
* Créer des documents de communication (documents d’information, récits de médias) à utiliser dans le pays et à l’extérieur du Mali qui mettent l’accent sur les réalisations de IRC Mali dans son ensemble, dans des secteurs spécifiques et dans des projets spécifiques.
* Sur une base trimestrielle, s’assurer de la liaison avec l’équipe de relations extérieures IRC NY pour créer un calendrier de l’IRC et des histoires médiatiques externes mettant en évidence les succès d’IRC Mali.

Relations clés de travail:

Superviseur directe: Directeur adjoint des programmes

Le poste supervise directement: l’officier des subventions (processus de recrutement en cours)

Autres contacts internes et / ou externes: Le/la coordonnateur/trice des subventions travaillera en étroite collaboration avec l’équipe de direction de l’IRC Mali (directrice adjointe des programmes, directeur adjoint des opérations, directeur pays et contrôleur financier) et les coordinateurs techniques afin d’assurer une gestion des subventions de qualité.

Compétences requises:

* Maîtrise ou équivalent dans les affaires internationales, le développement international ou équivalent
* Au moins 2 ans d’expérience dans la gestion des subventions et proposition / développement /
* Expérience internationale avec préférence en Afrique
* Connaissance préalable des règlements des donateurs (UNICEF, OFDA, USAID, ECHO, DFID, SIDA, etc.)
* Expérience réussie antérieure en développement de projets, rédaction de propositions et de rapports pour les bailleurs publics
* Un bon communicateur doté d’une forte gestion organisationnelle, de gestion du temps et de compétences analytiques
* Excellentes compétences interpersonnelles, culturelles et diplomatiques
* Forte maîtrise de l’écriture et de l’édition avec une attention particulière aux détails
* Flexibilité pour s’adapter aux exigences changeantes
* Forte capacité à conseiller et à renforcer les capacités du personnel
* Capacité a gérer les priorités multiples et concurrentes, respecter des délais exigeants et travailler sous pression dans des environnements de sécurité instables
* Connaissances informatiques solides
* La maîtrise de l’anglais et du français, parlé et écrit, est essentielle
* Une précédente expérience avec l’IRC serait un atout

This is an unaccompanied position.

IRC is an Equal Opportunity Employer.
IRC considers all applicants on the basis of merit without regard to race, sex, color, national origin, religion, sexual orientation, age, marital status, veteran status or disability.

IRC leading the way from harm to home.

Ville Bamako
Fonctions Autre, Coordination, Gestion de projet, Organisation, Administration
Activités Appui institutionnel, Décentralisation, Autre, Economie, Finance, Administration
Pays Afrique, Mali
Contrat CDD
Salaire / Indemnité


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Date de fin de validité 11/11/2017     

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