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Responsable administratif (tive) et financier (ère) - Abidjan

Date de publication : 06/12/2018 - Expiration :21/12/2018
Informations générales
Entreprise ONG belge Verbatims Lieu Abidjan (Côte d'Ivoire)
Type de contrat CDD  
Fonction : Gestion / Comptabilité / Finance  
Secteur d'activité Santé-Social  
Présentation entreprise
Description du poste

Dans le cadre de son projet "Appui à la consolidation de la paix et à la réorientation des jeunes vulnérables vers des solutions durables par la prévention et la gestion des conflits identitaires en Côte d'Ivoire" financé par l'UNICEF, l’ONG belge Verbatims recrute un(e) responsable administratif(tive) et financier(ère).

 

Tâches et responsabilités :

Administratives:

· Assurer les démarches nécessaires à la gestion administrative de Verbatims en Côte d’Ivoire : relations avec les administrations publiques (CNPS, Impôts, TVA, autorités diverse).

· Assurer le suivi et l’archivage des « dossiers » administratifs et spécifiques (Assurances des véhicules, assurances soins de santé, loyers et charges diverses, y compris pour l’entretien et la sécurité, dépenses d’entretien des véhicules, etc…)

· Assurer pour le personnel salarié les tâches administratives liées au calcul des salaires et des charges.

· Veiller à ce que le personnel salarié remplisse ses obligations (feuille de présence, certificats médicaux, etc… et pour les chauffeurs : feuille de route conforme aux exigences des bailleurs)

· Communiquer régulièrement avec la responsable du programme concernant tous ces aspects

Financières:

· Maîtriser les exigences financières des bailleurs et en communiquer à l’équipe les éléments utiles à connaître.

· Maîtriser parfaitement le budget global.

· Initier des contrôles de coûts spécifiques, pour assurer cette maîtrise.

· En collaboration étroite avec chaque chef de programme concerné, faire le point des dépenses et prévisions par ligne budgétaire, aux dates définies en commun.

· Gérer la trésorerie prévisionnelle (par anticipation) pour permettre aux activités de se dérouler sans précipitation.

· Assurer de manière continue, selon la méthode convenue, l’enregistrement des dépenses dans le fichier exell et la tenue du livre de caisse, selon les souhaits du comptable en Belgique.

· Veiller à ce que les justificatifs adéquats soient joints à chaque dépense (suivi constant par une recherche systématique des documents utiles, leur vérification, leur enregistrement et leur archivage selon les instructions reçues)

· Veiller à ce que les fardes comprenant toutes les pièces comptables correctement numérotées et les pièces justificatives adéquates, soient à jour.

· Assurer que la caisse soit soldée en fin de mois et le communiquer à la responsable.

· Assister à la demande et dans un délai chaque fois convenu, la responsable du programme pour assurer la réconciliation entre la comptabilité analytique (réalisée par le comptable en Belgique) et les fardes des dépenses.

· Participer activement aux rapports financiers intermédiaires et au rapport final selon les exigences des bailleurs.

Logistiques:

· Assurer le suivi technique et financier de la flotte téléphonique.

· Appuyer les logisticiens, en particulier dans leur tâche de maintien en état de tout le matériel, y compris les véhicules.

· Répondre aux demandes pour diverses tâches de secrétariat et de logistique du projet.

Généralités:

. Manifester une totale connaissance des activités menées.
. Participer activement à l’élaboration du planning et à son suivi.
. Avoir le souci constant de communiquer correctement avec tous les membres de Verbatims (s’assurer d’une compréhension réciproque avec chaque personne)
. Communiquer en toute transparence et de manière régulière (au moins une fois par semaine), par skype, si nécessaire avec la responsable du programme en Côte d’Ivoire.
. Manifester et rendre contagieux le souci constant de l’efficacité et de la gestion économe des fonds publics mis à disposition.

Expérience requise : Avoir exécuté, avec succès, la même fonction pendant au moins 2 ans dans une ONG internationale ayant reçu un ou plusieurs financements de l’Union européenne, Et un ou plusieurs financement de l’Unicef ou du PNUD. Recommandations souhaitées.

Rémunération mensuelle prévue : 792.000 Fcfa,

Avantages : Assurance santé prise en charge par Verbatims

Durée : 8 mois : janvier à fin août 2018 – Renouvelable

Période de test : 1 mois

How to apply:

Prière d’envoyer candidature : lettre de motivation et CV avec photo par mail à m.stenbock@verbatims.org

     

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